Contratar fotografía y video para un evento corporativo requiere definir qué necesita registrar la empresa y cómo utilizará ese material. La fecha, el lugar y las horas de cobertura son el punto de partida. También conviene identificar las intervenciones, personas y actividades que deben quedar documentadas.
Cuando recibo una consulta, primero busco entender dónde será el evento, su horario, cuánto durará y qué finalidad tiene. Me interesa conocer su importancia para la empresa: una presentación a clientes, un encuentro interno y una celebración pueden tener prioridades de registro diferentes.
1. El programa ayuda a preparar la cobertura
Si la organización cuenta con una escaleta del evento, conviene compartirla con quienes realizarán la fotografía y el video. Este documento ordena las actividades y sus horarios; puede incluir responsables e indicaciones de producción.
Para preparar la cobertura, resulta útil reunir:- Lugar, fecha y horario previsto de inicio y cierre.
- Objetivo del encuentro y perfil de los asistentes.
- Programa o escaleta, con los momentos que la empresa considera prioritarios.
- Personas e intervenciones que necesitan un registro específico.
- Contacto de coordinación para comunicar cambios durante la jornada.
Una premiación, por ejemplo, puede requerir fotografías de cada entrega y del grupo completo al finalizar. Avisarlo permite contemplar ambas situaciones en la planificación. Si hay actividades simultáneas, también conviene identificarlas antes de definir el alcance de la cobertura.
2. Qué necesitan mostrar las fotografías
Mi criterio al fotografiar un evento y seleccionar las imágenes es que se entienda qué ocurrió. Busco los momentos que explican el encuentro: sus hitos, las reacciones de los asistentes, la atención durante una intervención y las interacciones que surgen entre actividades.
El disfrute, la concentración o la expectativa pueden aparecer en un gesto. Esos detalles ayudan a contar cómo se vivió la jornada y aportan contexto a las fotografías del escenario o de los participantes.La empresa puede señalar personas y situaciones prioritarias. Esa información orienta el registro y ayuda a que la selección responda a sus necesidades de comunicación.
3. Definir qué video necesita la empresa
Si el evento requiere video, conviene precisar qué piezas se esperan recibir. Un resumen de la jornada, una entrevista y el registro de una intervención requieren una planificación distinta.Antes de contratar, el equipo responsable debería aclarar dónde publicará el material, qué mensajes necesita recoger y si habrá personas que hablarán a cámara. Si se solicita una intervención completa, debe especificarse también la necesidad de registrar su audio.
Estos puntos permiten conversar sobre el alcance del servicio. La duración del evento, por sí sola, no describe todos los entregables que necesita la empresa.
4. Acordar la entrega y sus usos
Las fechas en que comunicaciones o prensa necesitan el material deben plantearse antes del evento. Si la empresa quiere publicar durante la jornada, corresponde consultar esa necesidad y confirmar si puede incorporarse al servicio. En mi proceso de entrega de fotografías, envío una notificación formal por correo y después aviso por WhatsApp.Comparto el enlace a la galería en Pic-Time, el método que utilicé para entregar la cobertura del evento de Hiberus. Los plazos, las piezas de video y cualquier selección anticipada deben quedar definidos para cada proyecto.
Para consultar una cobertura de fotografía y video en Santiago, envíame la fecha, el lugar, la duración prevista y el objetivo del evento.
Si ya tienes la escaleta, inclúyela para que podamos revisar las actividades y el material que necesita tu empresa.
Fotos por: Moises Solano
